Wissensmanagement

Wissensmanagement sollte ein wichtiger Teil eurer Arbeit sein. Da Fluktuation eine der häufigsten Ursachen des Scheiterns für Organisationen ist, solltet ihr verhindern, dass mit dem Ausscheiden aktiver Mitglieder auch wichtiges Wissen verloren geht.

Allgemeines

Als Mitglieder einer Initiative ist euch vielleicht gar nicht bewusst, wie viel spezifisches Wissen ihr euch im Laufe des Prozesses aneignet. Ihr lernt z. B.,

• Wie ihr interne sowie öffentliche Treffen organisiert,
• An wen ihr wie E-Mails schreibt,
• Welche Gruppen es gibt und wer die Ansprechpartner*innen sind,
• Wie ihr Öffentlichkeitsarbeit betreibt (Stichwort: Social Media und Pressearbeit),
• Wie ihr euch neuen Akteur*innen vorstellt,
• Wo ihr Geld herbekommen könnt,
• Wie eure Website zu pflegen ist u. v. m.

Möglicherweise setzt ihr digitale Tools ein, die ihr selbst konfiguriert habt und die ihr am besten versteht. Bei diesen ist die Gefahr durch Wissenverlust besonders groß, da Plattformen schlimmstenfalls nicht weitergeführt werden können, wenn die Entwickler*innen ausscheiden.

Es kann immer sein, dass aktive Mitglieder ausscheiden. Entsprechend wichtig ist es, dass diese nicht als einzige das Wissen über ihren Aufgabenbereich haben. Um Wissensmonopole zu vermeiden, sollten folgende Good Practices bestenfalls fest etablierter Bestandteil eurer Arbeit sein.

Wissen dokumentieren

Reguläre Tätigkeiten - z. B. solche aus der obigen Stichpunktliste - mögen für euch selbstverständlich sein, aber sie sind mit spezifischem Wissen verbunden. Um zu vermeiden, dass dieses verloren geht, solltet ihr es aktiv dokumentieren. Wenn ihr für ein Aufgabenfeld in Initiative die Verantwortung tragt, solltet ihr euch zuerst überlegen, welches Wissen zur Erfüllung dieser Aufgaben gebraucht wird. Priorisiert diese anschließend, um die wichtigsten Aspekte zuerst festzuhalten.

Besonders geeignet zur Dokumentation eures Wissens sind Pads, da ihr diese über längere Zeit hinweg gemeinsam erstellen, ergänzen und aktualisieren könnt. Schreibt alles Wichtige, was euch einfällt, geordnet auf. Dabei ist es hilfreich, wenn ihr von Team-Mitgliedern Feedback zur Verständlichkeit einholt. Wenn ihr WECHANGE nutzt, könnt ihr einen Pad-Ordner fürs Wissensmanagement erstellen und dort mehrere Dokumente ablegen. Dadurch weiß jede*r gleich, wo man am besten nachschauen sollte, wenn man etwas sucht.

Auch Wikis wie dieses oder das [Wiki von Fridays for Future] sind sinnvolle Dokumentationstools, weil sich hier leicht Verantwortungen verteilen lassen und alle ihr Wissen beisteuern können. Es bedarf aber eines Organisationsaufwands, das Wiki zu konfigurieren und es muss sichergestellt werden, dass die wichtigsten Fakten nicht wegen Verantwortungsdiffusion verloren gehen.

Neue Mitglieder einarbeiten

Wissen nur aufzuschreiben und zu hoffen, dass andere es später finden, verstehen und anwenden, reicht in der Regel nicht aus. Viel mehr solltet ihr Mitstreiter*innen eures Teams, inbs. Neumitglieder, aktiv einarbeiten. Der große Vorteil hierbei ist, dass neben dem expliziten Wissen auch implizites Wissen weitergegeben wird, also Erfahrungswissen, was sich nicht einfach aufschreiben lässt. Zur Wissensweitergabe braucht ihr keine ausgefeilte Onboarding-Strategie. Vermeidet einfach, dass immer wieder dieselben Mitglieder dieselben Aufgaben übernehmen, sondern erledigt diese zu zweit oder zu dritt, sodass neue Mitglieder von einem erfahrerenen Mitglied lernen können (genauso kann das erfahrene Mitglied dank der neuen Perspektiven daraus natürlich auch eine Menge lernen). Bei komplexeren Aufgaben wie Website-Pflege oder Förderanträge schreiben, empfiehlt es sich, dass ein erfahrenes Mitglied sich bewusst Zeit nimmt, um neue Menschen einzuarbeiten.

Anmerkungen

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Die Inhalte dieser Seite wurden in großen Teilen aus INOVe übernommen und angepasst.